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Nos termos da legislação brasileira vigente, os sócios das sociedades limitadas ou acionistas de sociedades anônimas devem se reunir, ao menos uma vez por ano, nos 4 meses subsequentes ao término do exercício social (que, via de regra, coincide com o ano civil), para (i) tomar as contas dos administradores; (ii) deliberar sobre as demonstrações financeiras; (iii) deliberar sobre a destinação do resultado econômico do exercício social e a distribuição de lucros/dividendos, quando houver; e (iv) designar novos administradores e membros do conselho fiscal, quando for o caso.

As reuniões/assembleias anuais de sócios/acionistas são importantes, pois nesta oportunidade os sócios/acionistas recebem da administração das sociedades a prestação de contas de sua gestão, tendo acesso a informações relevantes sobre a condução dos negócios e sobre o resultado econômico do exercício social, cujas contas serão apresentadas. Com isso, oportuniza-se que os sócios/acionistas que não exerçam a gestão possam solicitar esclarecimentos acerca das atividades da sociedade e do direcionamento de seus negócios.

Ademais, além de ser um requisito de regularidade formal das sociedades, a aprovação das contas e demonstrações financeiras pelos sócios/acionistas, quando feita sem ressalvas, tem o condão de exonerar a administração de responsabilidade pela sua gestão no tocante ao exercício social aprovado, salvo em casos de erro, dolo, fraude ou simulação.

Assim, importante atentar que, coincidindo o exercício social com o ano civil, o prazo para realização da reunião anual de sócios/assembleia geral ordinária (AGO) finda no próximo dia 30 de abril (sendo 28 de abril o último dia útil de abril de 2017). No entanto, algumas providências prévias devem ser tomadas para cumprir as formalidades do ato, tais como, por exemplo, nas limitadas*: i) disponibilização aos sócios das contas dos administradores, balanço patrimonial e do resultado econômico, 30 dias antes da realização da reunião/ assembleia de sócios; e ii) publicação do edital de convocação com 8 dias de antecedência da data da realização da reunião/assembleia (se o contrato social não dispuser de prazo maior) – só dispensável em caso de presença da totalidade dos sócios; e nas sociedades anônimas: i) publicação de anúncio com 30 dias antes da AGO, que se encontram à disposição dos acionistas o relatório da administração, as demonstrações financeiras e parecer dos auditores (se houver); ii) publicação até 05 dias antes da AGO dos documentos acima ou, para dispensa de publicação do anúncio, publicar diretamente os documentos com a antecedência de 30 dias¹; e iii) publicação do edital de convocação com 8 dias de antecedência da data da realização da AGO (cias. Fechadas) ou 15 dias da data de realização da AGO (cias. Abertas).

*No caso das sociedades limitadas de grande porte² é exigida, ainda, a publicação das demonstrações financeiras e do relatório da administração previamente à realização da reunião/assembleia de sócios.

Por fim, ressalte-se que as atas das reuniões/assembleias anuais de sócios devem ser posteriormente arquivadas nos órgãos de registro público competentes (Juntas Comerciais) e, no caso das sociedades anônimas, publicadas no Diário Oficial do estado de sua sede e em jornal de grande circulação.

1 – A companhia fechada com menos de 20 acionistas e com PL inferior a R$ 1milhão, está dispensada de publicar referidos documentos, desde que as cópias autenticadas desses documentos sejam arquivadas na Junta Comercial competente juntamente com a AGO que sobre eles deliberar.
2 – Considera-se de grande porte a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00 (trezentos milhões de reais), a teor do disposto no Artigo 3º, parágrafo único, da Lei 11.638/07.

Atenciosamente,
Gaia, Silva, Gaede & Associados – Sociedade de Advogados