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As alterações realizadas no Código de Processo Civil (CPC) pela Lei nº 14.195/2021, publicada no final de agosto deste ano, impactarão em novas obrigações para o dia a dia das empresas.

A legislação trouxe alterações como a facilitação do alcance dos pedidos de exibição de provas e novo modo de contagem dos prazos prescricionais nos processos de execução, porém, a mais importante dentre essas mudanças para prática das empresas foi a modificação no procedimento para a citação das empresas.

Nesse ponto, a nova regra é que agora a citação das empresas deverá ser preferencialmente realizada por meio eletrônico (ou seja, via e-mail), e não mais pelos outros meios utilizados até então – tais como carta e oficial de justiça.

Embora o CPC já autorizasse a realização de citação das empresas por meio eletrônico desde 2015, na prática, essa hipótese quase não era utilizada, seja por conta de sua baixa adesão pelos Juízes e também pela ausência de sanção às empresas que não mantinham cadastrado para receber as citações no formato eletrônico.

Assim, as mudanças trazidas pela alteração do CPC têm como finalidade alterar essa realidade, modernizando o procedimento de forma a facilitar e agilizar a citação das empresas incluídas como Rés em ações judiciais.

De acordo com a nova regra, agora é obrigação legal de todas as empresas (inclusive micro e pequenas empresas) realizar o cadastro de seu endereço eletrônico (e mantê-lo atualizado) perante os bancos de dados do Poder Judiciário para o recebimento de citações de novas ações de maneira eletrônica.

O principal impacto para as empresas não será somente a necessidade de realizar o cadastro de seu e-mail perante os Tribunais localizados em sua área de atuação (enquanto ainda não é criado cadastro unificado), mas também, a necessidade de se organizar internamente para ter ciência tempestiva das citações e adotar as respectivas providências.

Nesse contexto, é essencial a adoção de medidas internas, tais como a definição de e-mail específico para o cadastro, a determinação e treinamento de pessoas para sua conferência e o estabelecimento de rotinas internas de controle de seus recebimentos, tudo para evitar qualquer prejuízo financeiro ou de reputação à empresa.

Isso porque a validação do recebimento da citação por meio eletrônico dependerá da sua confirmação de recebimento pela própria empresa em sistema indicado no mandado de citação.

O novo procedimento é o seguinte: após enviada a comunicação de citação por e-mail, a empresa terá 3 úteis para confirmar seu recebimento. Caso confirmado o recebimento dentro do prazo, a citação será válida e o prazo processual se iniciará depois de transcorrido o período de 5 dias úteis de sua confirmação.

Por outro lado, caso a empresa não confirme seu recebimento dentro do prazo, ou o envio da citação não seja possível porque não tem seu e-mail cadastrado, de maneira subsidiária, a citação deverá ser enviada/realizada pelos outros meios disponíveis para a citação. Ou seja, vale frisar que não há o risco da revelia (presunção de veracidade dos fatos alegados pela parte Autora) caso não seja possível a citação por meio eletrônico.

Contudo, uma vez prejudicada a citação da empresa pelo meio eletrônico, a conduta poderá ser considerada ato atentatório à dignidade da justiça e a empresa estará sujeita ao risco de pagamento de multa processual que poderá ser fixada em até 5% sobre o valor da causa.

Nesses casos, a única hipótese para se eximir da condenação ao pagamento da multa será a apresentação de justa causa para a ausência do cadastro ou da não confirmação do recebimento. A legislação não estabelece de forma clara e/ou taxativa das hipóteses de justa causa, razão pela qual caberá ao juiz da casa promover a análise e cabimento ou não da justificativa.

Em resumo, embora as mudanças realizadas pela legislação tenham como intenção agilizar o trâmite processual e possam trazer benefícios a todos, trouxeram novas obrigações para o dia a dia das empresas – como a necessidade de cadastro, sua atualização e novas rotinas de controle interno – cuja inobservância poderá acarretar prejuízos financeiros e de reputação para as empresas perante o Poder Judiciário – situação que impõe a preparação e cuidado de todos para a nova realidade.