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Pouco mais de duas semanas após a edição da MP 931 de 30 de março de 2020, que aventou a possibilidade de participação e votação a distância em reuniões e assembleias no âmbito das sociedades limitadas, cooperativas e sociedades anônimas fechadas, o Diário Oficial da União (DOU) publicou, em 15 de abril de 2020, a Instrução Normativa DREI nº 79 (IN DREI 79) com a finalidade de regulamentar o respectivo procedimento.

De acordo com as novas regras, as sociedades limitadas, anônimas fechadas e cooperativas poderão realizar reuniões e assembleias a distância podendo elas serem (i) semipresenciais; ou (ii) digitais. As semipresenciais são assim consideradas quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico de realização, mas também a distância mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico. Já as digitais são aquelas inteiramente realizadas mediante sistema eletrônico.

A IN DREI 79 estabelece que a sociedade deverá providenciar uma série de garantias relacionadas ao sistema eletrônico adotado, como, por exemplo, segurança e confiabilidade do sistema, registro de presença de sócios, preservação do direito de participação e exercício de direito de voto, e a possibilidade de visualização de documentos discutidos e apresentados durante a reunião. Quando não for elaborada ata física, o sistema deve assegurar que a ata possa ser impressa a qualquer momento, por quaisquer acionistas, sócios ou associados. Caberá ao sócio, acionista ou associado garantir o seu acesso pessoal ao sistema disponibilizado, já que a sociedade não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à internet por tais pessoas.

As atas serão assinadas eletronicamente nos casos em que o acionista, sócio o associado participar a distância, sendo ainda permitido que o acionista, sócio ou associado vote por meio do envio de um Boletim de Voto à Distância disponibilizado pela sociedade, e que deve ser devolvido pelo responsável antes da realização da assembleia ou reunião digital.

Todas as assembleias reuniões e assembleias a distância deverão ser gravadas e o respectivo arquivo deverá ser mantido na sede da sociedade pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la (portanto o prazo dependerá do tipo societário e da matéria que está sendo tratada). Esse arquivo, no entanto, não será submetido ao órgão registrador responsável.

Uma vez realizado o conclave, os livros e a ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital poderão ser assinados somente pelo presidente e secretário da mesa, desde que certifiquem em tais documentos os acionistas, sócios ou associados presentes. Por esse motivo, o sistema utilizado deve permitir, de forma segura e inequívoca, o registro de presença e de manifestação de voto dos sócios, acionistas ou associados.

Quanto à convocação desses tipos de reuniões e assembleias a distância, a convocação não poderá deixar de informar (i) que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, conforme o caso; (ii) a forma como os acionistas, sócios ou associados poderão participar e votar a distância; e (iii) a lista de documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, bem como seus eventuais representantes legais, sejam admitidos. Importante notar que é permitido que o anúncio de convocação seja publicado de forma resumida, com referência ao endereço eletrônico na internet onde constarão as informações completas.

Fica também estipulado que as reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do coronavírus (Covid-19), poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes ou declarem expressamente sua concordância.

A IN DREI 79 entrou em vigor em 15 de abril de 2020 e está em linha não só com os desdobramentos e medidas que vem sendo tomadas com relação à epidemia de Covid-19 no Brasil, mas também com as necessidades e demandas das atividades societárias contemporâneas.

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