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No dia 27/08/2021, a Medida Provisória nº 1.040/2021, conhecida como MP do Ambiente de Negócios, foi sancionada pelo Presidente da República e entrou em vigor como Lei nº 14.195/2021, legislação que, além de diversas inovações societárias, trouxe relevantes alterações no Código de Processo Civil (CPC).

Uma dessas mudanças na lei processual impacta diretamente no dia-a-dia das empresas: o novo procedimento para envio e recebimento de citações.

Agora, como regra, as citações serão preferencialmente enviadas por meio eletrônico e não mais por correspondência ou oficial de justiça, que eram os meios mais utilizados antes da alteração.

Da análise inicial desse comando, entende-se como “meio eletrônico” o endereço eletrônico das empresas, ou seja, as citações serão enviadas por e-mail, o qual necessariamente deverá ser informado no cadastro realizado pela própria empresa.

Assim, tornou-se um dever das partes, de cumprimento obrigatório para todas empresas públicas e privadas (inclusive para as microempresas e pequenas empresas), cadastrar e manter atualizado seu endereço eletrônico (e-mail) para o recebimento de citações perante o Poder Judiciário.

Esse cadastro deverá ser realizado no “banco de dados do Poder Judiciário”, sistema unificado para todos os Tribunais do país, o qual ainda depende de criação e regulamentação pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Embora esse sistema unificado ainda não tenha sido criado, é fato que as novas regras de citação já estão vigentes, o que exige especial atenção das empresas. Afinal, alguns Tribunais da federação já contam com sistema específico para o cadastramento das empresas, o que permitirá o envio imediato de citações às empresas nessa nova sistemática.

Importante também informar que, após o envio da citação por e-mail, a empresa deverá entrar no sistema ali indicado para confirmar o seu recebimento e informar seu advogado para cômputo do respectivo prazo processual. A ausência de confirmação no prazo estabelecido (3 dias úteis) ou, ainda, a impossibilidade de recebimento de citação nesse formato eletrônico por ausência de cadastro, poderão sujeitar a empresa à multa, que poderá ser fixada em até 5% sobre o valor da causa.

O único modo de a empresa se eximir da multa será justificar no processo o motivo que impossibilitou sua citação pela maneira eletrônica e ainda não há como prever quais justificativas serão aceitas pelo Poder Judiciário; porém, falta de organização interna e ausência de cadastro do e-mail provavelmente não serão aceitas como excludentes da multa.

Portanto, é de grande importância que as empresas se organizem para realizar, tão logo seja possível, o cadastro de seus endereços eletrônicos nos Tribunais que estejam dentro de sua área de atuação, destacando um e-mail único para centralizar o recebimento das citações, bem como definam e orientem uma equipe específica para um controle periódico eficiente.

Em resumo, as alterações trazidas pela Lei nº 14.195/2021 poderão ser benéficas no sentido de promover a celeridade dos processos e do funcionamento do Poder Judiciário em geral (o que beneficia a todos). Contudo, as mudanças exigem a atenção das empresas para promover (i) a realização de cadastros nos Tribunais pátrios, (ii) sua atualização constante e (iii) novas rotinas de controle interno de recebimento de citações, sob pena de sofrer prejuízos processuais e sanção (multa).